Entscheidungshilfen und Empfehlungen zur Durchführung mittels Videokonferenzsystem
30.10.2020
Art. 27 Abs. 1 der Covid-19-Verordnung 3 sieht neben der schriftlichen auch die Durchführung von Versammlungen von Gesellschaften in «elektronischer Form» vor. Der Artikel findet u.a. Anwendung auf Stockwerkeigentümergemeinschaften (STWEG) und Vereine. Der SVIT versteht unter «elektronisch» namentlich die Durchführung mittels eines Videokonferenzsystems (VCS) wie Webex, Zoom, Skype oder Teams. Folgende Überlegungen und Empfehlungen sind beim Entscheid über die Form der Durchführung zu berücksichtigen.
Entscheidungshilfen
- Grösse der STWEG: je grösser die STWEG, umso technisch und praktisch anspruchsvoller ist die Vorbereitung und Durchführung der Versammlung. Bis zu einer Zahl von 10 Personen lassen sich Versammlungen i.d.R. problemlos mittels VCS durchführen.
- Wohnsitz der Stockwerkeigentümer: Wohnen die Eigentümer nicht am Ort der Liegenschaft oder sogar im Ausland, bieten sich VCS an (Ferienliegenschaften).
- Zusammensetzung der STWEG: Gehören Personen aus Risikogruppen zur STWEG, sind VCS eine Alternative zur physischen Durchführung oder schriftlichen Abstimmung. Allerdings ist die Affinität der Personen zu technischen Systemen zu berücksichtigen, und es ist allenfalls Unterstützung anzubieten.
- Traktandierte Geschäfte: Besteht die Traktandenliste ausschliesslich aus «Standardgeschäften», ist die schriftliche Durchführung die erste Wahl. Ist eine Diskussion erforderlich, werden VCS empfohlen.
- Reglement: Im Fall, dass das Reglement explizit eine physische Versammlung vorsieht, gilt die Möglichkeit der schriftlichen oder digitalen Durchführung nur bis zum 31.12.2021. Soll die Durchführung via VCS auch nach Ablauf dieser Frist möglich bleiben, empfehlen wir eine entsprechende Anpassung des Reglements bzw. der Statuten.
Empfehlungen zur Durchführung
- Beachtung von Fristen bei der Einberufung gem. Reglement, allenfalls vorgängige informelle Abklärung, ob VCS möglich.
- Dokumente zu den traktandierten Geschäften digital bereithalten
- Unterstützung beim Einwählen anbieten, allenfalls auch telefonische Einwahl zulassen
- Teilnahme auf eine Person pro Einheit beschränken
- Moderatorenrolle im VCS definieren (u.a. Drehbuch, Worterteilung, Verwendung der Stumm-Taste)
- Dokumente und Präsentationen vorbereiten und mittels Funktion «Bildschirm teilen» einblenden
- Ablauf bei der Eröffnung erklären, Einverständnis für Speicherung der Videodaten einholen (Einstimmigkeit erforderlich)
- Abstimmungen mit Namensaufruf
- Herkömmliche Protokollierung der Versammlung
- Löschen der gespeicherten Videodaten nach Ablauf der Klagefrist
Haben Sie Erfahrung mit STWEG-Versammlungen via VCS und weitere Empfehlungen? Teilen Sie uns diese mit.
