Verwaltungen von STWE-Gemeinschaften prüfen angesichts steigender Covid-Infektionszahlen derzeit wieder vermehrt die Durchführung von Versammlungen gemäss Art. 27 der Covid-19-Verordnung 3 auf dem schriftlichen Weg. Dies zeigen zahlreiche Anfragen bei der SVIT-Geschäftsstelle. Der SVIT Schweiz und die Fachkammer Stockwerkeigentum raten zu folgenden 10 Schritten für die rechtlich korrekte Durchführung:
21.10.2020
- Fristgerechte Einberufung der Versammlung mit Traktandenliste und dem Vermerk, dass das Stimmrecht in Übereinstimmung mit Art. 27 der Covid-19-Verordnung 3 auf dem schriftlichen Weg ausgeübt wird.
- Im Fall einer bereits früher anberaumten Versammlung kann die Verwaltung bis spätestens vier Tage vor dem Versammlungstermin die schriftliche Durchführung anordnen. Die Mitteilung erfolgt schriftlich (von einer in der Verordnung vorgesehenen elektronischen Veröffentlichung ist für STWE-Versammlungen abzusehen). Massgebend für die Einhaltung der Frist ist das Datum des Versands.
- Erstellen persönlicher, identifizierbarer Stimmrechtsunterlagen, um bei der Auszählung die Quoren zu ermitteln (Name des oder der Eigentümer der betreffenden STWE-Einheit, Unterschriftsfeld).
- Versand der Stimmrechtsunterlagen (gleichzeitig mit der Einberufung oder in kurzer Frist danach) mit Informationen zu den traktandierten Geschäften. Diese sollen es den Eigentümern ermöglichen, sich ein Bild über die Geschäfte zu machen.
- Bereitstellen von weiterführenden Unterlagen zur Einsicht am Sitz der Verwaltung.
- Ansetzen einer angemessenen Frist für die Einreichung der Stimmrechtsunterlagen (Poststempel 2 bis 3 Tage vor dem Versammlungstermin, bei Eigentümern im Ausland länger).
- Durchführung der Versammlung (d.h. Feststellung der Quoren, Auszählung der Stimmen) zum Zeitpunkt der angesetzten Versammlung. Nach dem Versammlungstermin eingehende Stimmrechtsunterlagen dürfen nicht berücksichtigt werden.
- Protokollierung der Abstimmungsergebnisse
- Versand des Protokolls an alle Stockwerkeigentümer
- Physische oder digitale Archivierung der Stimmrechtsunterlagen. Diese sind mindestens bis zum Ablauf der Anfechtungsfrist aufzubewahren. Nach Rechtskraft des Protokolls können diese vernichtet werden.
